Vale la pana conoscere i sistemi di registrazione oraria e controllo accessi.

• Che cosa sono i sistemi di registrazione oraria?

• Come funzionano la registrazione del tempo e il controllo degli accessi?

• Vantaggi della registrazione elettronica dell'orario e del controllo dell'accesso

• La nostra buona pratica: eseguire la registrazione del tempo in conformità con la legge

• Programmazione semplice del software di registrazione dell'ora

• FAQ - domande frequenti sui sistemi di controllo accessi e di registrazione del tempo

Che cosa sono i sistemi di registrazione oraria?

I sistemi di registrazione del tempo servono a registrare le ore di lavoro del personale, ad esempio per creare una fatturazione per le prestazioni effettuate durante questo periodo. Quello che in precedenza era l'orologio per timbrare il cartellino, oggi assume un dispositivo di registrazione elettronica dell'ora con un sensore e un software di registrazione dell'ora.

Un sistema di controllo degli accessi, d'altra parte, garantisce che solo le persone che hanno accesso a un'area che soddisfa le condizioni di ingresso precedentemente definite. In questo modo si garantisce che nessun non autorizzato possa interferire con il funzionamento o mettere in pericolo. In pratica, non è insolito che i sistemi di registrazione del tempo e di controllo degli accessi vengano combinati e gestiti tramite lo stesso sistema.

Come funzionano la registrazione del tempo e il controllo degli accessi?

I moderni sistemi che registrano le ore di lavoro dei dipendenti e gestiscono gli accessi funzionano con una smart card o un transponder e un lettore. La comunicazione senza fili a corto raggio tra i dispositivi è fornita dalla tecnologia RFID (Radio Frequency Identification), che utilizza le onde radio per trasmettere un codice memorizzato. Questo viene ricevuto dal sensore nel lettore e attiva un'azione specifica, ad esempio l'avvio della registrazione dell'ora e/o l'apertura di una porta. Il tutto è controllato da un software di registrazione dell'ora centrale, che consente una gestione rapida e semplice. La registrazione del tempo si interrompe non appena il dipendente mantiene il chip su un lettore.

La programmazione del transponder o della scheda chip avviene tramite un software centrale. Se i chip devono essere riprogrammati per consentire, ad esempio, l'accesso ai nuovi settori o a nuovi dipendenti, ciò avviene in pochi minuti tramite il software. Se il chip viene perso, può essere bloccato con pochi clic per impedire l'accesso all'edificio a persone non autorizzate. In questo caso, in precedenza, i cilindri di chiusura dovevano essere sostituiti alle porte e le nuove chiavi dovevano essere distribuite.

Le soluzioni moderne sono generalmente costituite da un lettore fisso, che si trova ad esempio all'ingresso principale o personale dell'azienda. I dipendenti ricevono un piccolo e maneggevole transponder o una scheda, in cui si trova un chip programmabile, alimentato con le informazioni del nuovo proprietario e inviato tramite RFID. Una volta che i dipendenti entrano nell'edificio, tengono brevemente la scheda chip o il transponder sul lettore, aspettano un breve segnale audio o un messaggio di stato sul display e sono quindi registrati.

Vantaggi della registrazione elettronica dell'orario e del controllo dell'accesso

A partire da questo momento, l'orologio ticchetterà e registra la presenza del dipendente in pochi secondi, fino a quando il transponder o la scheda chip non viene nuovamente passato sul lettore. Se si esegue il montaggio di altri dispositivi anche in stanze di pausa o in altre uscite, è possibile registrare i tempi di pausa. Questo è vantaggioso per la prova del diritto, così come per il datore di lavoro stesso In questo modo è possibile garantire che i dipendenti si attengano ai tempi di pausa (legali).

A volte, l'introduzione di un sistema di registrazione del tempo nelle imprese può causare incertezza per la forza lavoro. Forse il timore di essere "sorvegliati" dopo l'implementazione di un tale sistema da parte del datore di lavoro è alto. Infatti, una registrazione professionale del tempo può portare molti vantaggi per entrambi i lati. Il dipendente conserva ad esempio una panoramica del numero esatto di ore di lavoro e, se necessario, di ore di lavoro straordinario e dei giorni di ferie e di assenza.

Inoltre, è possibile e a volte utile collegare tra loro la registrazione del tempo e il controllo dell'accesso. In questo modo i dipendenti eseguono due fasi contemporaneamente: Da un lato iniziano la registrazione del tempo, dall'altro danno l'accesso al luogo di lavoro. Le autorizzazioni di accesso possono essere definite in modo preciso per i singoli settori, per garantire che solo il personale autorizzato abbia accesso a determinati locali o piani. Poiché la programmazione avviene tramite un software, le modifiche spontanee possono essere applicate in modo rapido e semplice. Ciò significa anche che i chip RFID possono essere assegnati ai visitatori che possono essere limitati nel tempo. Se il visitatore non ha rilasciato la scheda o il piccolo chip, questa circostanza non rappresenta un rischio per la sicurezza.

La nostra buona pratica: eseguire la registrazione del tempo in conformità con la legge

Dal primo Gennaio 2015 in Germania esiste un numero minimo di dipendenti. Soprattutto per i lavoratori "Minijober", ciò significa una registrazione precisa e affidabile del tempo, in modo da rispettare il limite di salario o il numero di ore richiesto. Inoltre, il datore di lavoro è tenuto a documentare l'inizio, la fine e la durata dell'orario di lavoro giornaliero. Con un moderno sistema di registrazione del tempo questi compiti vengono rilevati in modo affidabile e senza ulteriori sforzi secondo le indicazioni del legislatore.

Programmazione semplice del software di registrazione dell'ora

Una moderna registrazione elettronica del tempo offre molto più che una semplice registrazione dell'orario di lavoro. Con il vostro aiuto è possibile registrare singole fasi di lavoro, ad esempio per la valutazione di progetti concreti. I dati raccolti e quindi l'avanzamento del progetto possono essere visualizzati in qualsiasi momento e anche in tempo reale. Queste informazioni sono utili quando si tratta di comunicare al manager o al cliente informazioni sullo stato attuale del progetto. Ma anche per la fatturazione al termine del progetto si ottiene un vantaggio: Le ore possono essere trasferite direttamente e con poco sforzo nei calcoli, garantendo una maggiore trasparenza. In questo modo l'ente appaltante vede quali attività sono state dedicate più tempo e può comprendere meglio il lavoro di progetto. Per i dirigenti e i partecipanti al progetto, la registrazione dei tempi fornisce un'esperienza per i progetti futuri.
  

FAQ - domande frequenti sui sistemi di controllo accessi e di registrazione del tempo

Esistono altre possibilità per la registrazione elettronica dell'ora e il controllo dell'accesso?

Nel frattempo, non ci sono più solo sistemi elettronici di registrazione del tempo e controlli di accesso con transponder RFID o scheda chip. La tecnologia basata su RFID NFC ("Near Field Communication") consente anche l'utilizzo del proprio smartphone. Se nello smartphone è integrato un chip NFC, può essere utilizzato per la registrazione elettronica dell'orario e il riconoscimento dell'accesso. A tal fine, tutti i dipendenti dispongono di un dispositivo adatto per questo tipo di registrazione dell'orario mobile, come uno smartphone utilizzato in servizio.

I sistemi di registrazione del tempo sono utili anche per le piccole imprese?
I sistemi di controllo dell'accesso e della registrazione dei tempi sono utili non solo per le grandi aziende, ma anche per le piccole aziende. Garantiscono che ogni dipendente sia in grado di registrare in modo affidabile il proprio orario di lavoro, mentre il datore di lavoro mantiene sempre una visione d'insieme. Anche la protezione delle aree sensibili all'interno dell'azienda è garantita, in quanto gli accessi possono essere programmati in modo flessibile. La moderna registrazione del tempo di lavoro non è costosa e può anche risparmiare denaro, perché il reparto delle risorse umane non deve più perdurare a lungo con la valutazione delle catene di puntali.