Cose da sapere sui distruggidocumenti

• Perché i documenti devono essere smaltiti nel distruggi documenti?

• Normative importanti per le aziende: DIN 66399, DGBO, BDSG, periodi di conservazione

• Quali documenti devono essere distrutti?

• Distruggi documenti: cosa è importante sapere?

• Cura: È necessario oliare i tagliacarte?

Perché i documenti devono essere smaltiti nel distruggi documenti?

I documenti che contengono dati sensibili, confidenziali o proprietari dovrebbero essere distrutti con un distruggidocumenti per una semplice ragione: Uso improprio dei dati. Che si tratti di carta di credito personale, dati del cliente o documenti fiscali, nomi completi, dati di nascita, firme e dati dell'account invitano i criminali a raccogliere dati. Nel frattempo si possono fare molti soldi. Nell'area privata, è possibile lo svuotamento dei conti, l'uso dell'indirizzo e-mail per mail di spam o l'abuso della vostra identità. Nell'ambiente degli affari, il risultato può essere un danno alla reputazione, una perdita di clienti o un danno finanziario. 

Normative importanti per le aziende

I privati possono decidere autonomamente se distruggere CD con dati importanti, DVD, carte di credito o documenti di controllo con un distruggi documenti. Tuttavia, si consiglia di proteggere i propri dati. 
Per le imprese si applica un'altra normativa. L'utente business è tenuto a distruggere determinati documenti. Questo obbligo si basa sui seguenti regolamenti:

DIN 66399

La norma DIN 66399 fornisce alle aziende un quadro preciso di documenti che devono essere inseriti nei tagliacarte. Tuttavia, la procedura di distruzione dovrebbe rimanere in un contesto ragionevole in termini di costi e di lavoro. La suddivisione dei dati in classi di protezione e livelli di sicurezza, come stabilito nella norma, aiuta.  

Classi di protezione e livelli di sicurezza in conformità con DIN 66399

In primo luogo, i documenti vengono classificati utilizzando le tre classi di protezione. I livelli di sicurezza definiscono il tipo di documentazione e lo sforzo necessario per la sua ricostruzione.

• Normale necessità di protezione per i dati interni. La condivisione o la comunicazione non autorizzata avrebbe un limitato impatto negativo sulla società. Include il livello di sicurezza da 1 a 3.

• Elevato bisogno di protezione per i dati riservati. La condivisione o la comunicazione non autorizzata avrebbe un impatto significativo sulla società e potrebbe essere in contrasto con obblighi o leggi contrattuali. Include il livello di sicurezza da 3 a 5.

• Requisiti di protezione molto elevati per dati particolarmente riservati e segreti. La condivisione o la comunicazione non autorizzata avrebbe gravi conseguenze per l'azienda e/o violerebbe segreti, contratti e leggi professionali. Include il livello di sicurezza da 4 a 7.

   

Per rendere la distruzione dei dati utile e a risparmio di tempo, i documenti da rimuovere devono essere separati in base ai livelli di sicurezza. Se ciò non funziona, i documenti devono essere distrutti in base al livello di sicurezza più elevato. Questo evita di distruggere i documenti in modo inadeguato. 

Classificazione del materiale

In genere, i dati sensibili non sono solo su carta, ma anche su una vasta gamma di supporti diversi. È necessario prestare attenzione anche ai sensi della norma DIN 33699-1. I distruggi documenti, che possono distruggere i supporti dati corrispondenti, sono contrassegnati con una lettera che segue il livello di sicurezza. Ad esempio, O-1.

La densità di memorizzazione o la dimensione della rappresentazione delle informazioni dipende dal tipo di supporto dati. Su un foglio di carta, ad esempio, le informazioni sono relativamente poche. Rispetto alle schede chip con le loro celle di memoria o CD con le loro tracce dati, sono memorizzati molti più dati su una superficie più piccola. Per distruggere i dati in modo efficace, le particelle di materiale tagliate dal distruggi documenti devono essere di piccole dimensioni con un'elevata densità di memoria, per evitare la ricostruzione. In base alla classificazione del materiale e al livello di sicurezza è possibile scoprire le dimensioni delle particelle del materiale. Ad esempio:

DSGM (regolamento di base sulla protezione dei dati)

Il regolamento di base europeo sulla protezione dei dati impedisce in linea di principio alle aziende di elaborare dati personali di clienti e dipendenti, quindi di salvarli e di elaborarli. Se non esiste un'eccezione espressamente consentita dalla legge per l'utilizzo dei dati, i dati raccolti devono essere distrutti o cancellati. Queste operazioni devono essere documentate internamente. Per le condizioni quadro per la distruzione dei documenti, il DSGM si riferisce alla norma DIN 66399.

La legge sulla protezione dei dati definisce l'eliminazione dei dati come "l'identificazione dei dati personali memorizzati". La legge sulla protezione dei dati non impone come deve avvenire il processo di distruzione. Tuttavia, si regolano le misure tecniche e organizzative e le condizioni quadro che devono essere rispettate quando terzi sono incaricati di raccogliere dati.

Periodi di conservazione

Il trituratore può essere utilizzato solo dopo che i periodi di conservazione prescritti sono stati esauriti. Ciò vale non solo per le imprese, ma in alcuni casi anche per i privati.

• Sei anni devono essere conservate lettere commerciali, documenti commerciali e documenti commerciali di importanza commerciale e fiscale.
• Dieci anni di periodo di conservazione si applicano, ad esempio, a libri commerciali, inventari, conti di apertura, rapporti di gestione, rapporti di gruppo, fatture di entrata e di uscita e documenti di registrazione.
• Sono inclusi i documenti relativi alle prestazioni artigianali e di costruzione nel proprio terreno o in casa.

Quali documenti devono/devono essere sminuzzati?

È importante notare che non solo i dipendenti che si trovano in ufficio distruggono i documenti. Anche in Home Office deve essere disponibile questa possibilità. Qui è sufficiente un distruggi documenti o un distruggi documenti con un piccolo contenitore di raccolta. Anche in questo caso è importante il livello di sicurezza.

Distruggi documenti: cosa è importante sapere?

Per trovare il giusto trituratore, oltre a rispettare le caratteristiche di sicurezza, sono importanti le caratteristiche tecniche.

Prestazioni di taglio

A seconda della quantità di supporti dati da distruggere, può essere possibile distruggere diversi fogli in una volta sola, soprattutto nel caso di documenti cartacei. Con molti dispositivi sono possibili fino a otto fogli.

Contenitore di raccolta

Anche a seconda della quantità, la dimensione del contenitore di raccolta che raccoglie il disco di memoria. Il contenitore deve essere di dimensioni sufficienti per evitare di svuotarlo troppo spesso. Per le famiglie o i piccoli uffici che distruggono solo di tanto in tanto, sono sufficienti piccoli contenitori di raccolta da 4 o 7 litri. I grandi uffici in cui il tritadocumenti viene utilizzato quotidianamente da più persone preferiscono utilizzare un dispositivo con un contenitore di raccolta di 100 o 120 litri.

Tipo di supporto:

Quali supporti dati devono essere eliminati? Si tratta solo di formati di carta o anche di CD, DVD o carte di credito? A tale scopo, sono disponibili trituratori combinati che possono lavorare diversi supporti.
Inoltre, alcuni tagliacarte possono distruggere graffette o punti, in modo che la carta non debba prima essere separata con fatica.

Tipo di taglio

I distruggi documenti con i livelli di sicurezza 1, 2 e 3 utilizzano generalmente la sezione a strisce, in cui la carta viene tagliata in strisce lunghe e strette. Le strisce sono larghe fino a circa 7 mm. La potenza di taglio è maggiore per i dispositivi con taglio a strisce rispetto ai dispositivi con taglio a particelle. Distruggono i dischi in meno tempo.

Durante il taglio di particelle, o il taglio a croce, il supporto viene tagliato in senso longitudinale e trasversale, in modo da creare piccole particelle. Le dimensioni delle particelle dipendono dal livello di sicurezza in cui è inserita la distruggi documenti. In generale, questa forma di distruzione è considerata sicura ed è adatta per i documenti ad alto livello di riservatezza (livello di sicurezza da 3 a 7).

Rumorosità:

Il livello di rumore dei distruggi documenti, che in alcuni dispositivi può raggiungere il volume di un aspirapolvere, non può essere sottovalutato. Ciò disturba gli altri colleghi, soprattutto quando si parla molto. Per questo motivo, nei grandi uffici si consiglia un dispositivo silenzioso di 50 dB.

Cura: È necessario oliare i tagliacarte?

Proprio quando i trituratori funzionano regolarmente, i due rulli di taglio che si muovono meccanicamente l'uno contro l'altro si usurano nel tempo. Non appena il dispositivo emette rumori insoliti, deve essere lubrificato. Con l'uso regolare del dispositivo, gli oli sono sufficienti una volta alla settimana. Durante il taglio di particelle è particolarmente consigliata una pulizia regolare con olio. In questo modo è possibile rimuovere le particelle che si sono impigliate nei rulli di taglio.

Ci sono diversi prodotti da scegliere, come la carta oleata e l'olio in bottiglia.

Carta a olio: Questa carta in formato Din A4 viene inserita nel tritadocumenti come una normale carta e schiacciata attraverso i rulli di taglio. Il taglio rilascia l'olio e lubrifica i rulli di taglio in modo uniforme. Alcuni produttori consigliano di inserire la retromarcia del trituratore dopo aver spolverato la carta per olio, per distribuire l'olio ancora meglio.
Tuttavia, la carta oleata può essere utilizzata solo se i rulli di taglio non sono ancora bloccati.

Olio: Se si utilizza olio dalla bottiglia, è necessaria una mano esperta. Troppo olio può danneggiare il dispositivo, una quantità di olio insufficiente non aiuta a evitare l'usura. Suggerimento: Applicare l'olio su un normale foglio di carta e utilizzarlo come carta a olio. Ciò garantisce una pellicola d'olio uniforme sui rulli di taglio.